I Love Wine – Svenska Klubben

I Love Wine on viinien ympärille rakennettu tyylikäs kohtaamis­tapahtuma, joka järjestettiin Svenska Klubbenilla — perinteikkäässä ja arvostetussa klubi­miljöössä. Tapahtuma toi yhteen viinin­harrastajat, alan ammattilaiset, maahantuojat ja ravintola-alan päättäjät sellaiseen ympäristöön, jossa kohtaamiset syntyvät luontevasti ja jossa palvelun tason odotetaan olevan kunnossa alusta loppuun. Fridays vastasi tapahtuman henkilöstöstä ja koordinoinnista.

Svenska Klubben tapahtuma­paikkana asettaa oman rimansa. Historial­linen rakennus, edustustilat ja pitkä traditio tarkoittavat, että tapahtuman visuaalinen ja palve­lullinen taso pitää sopia miljööseen. Kaikki toimii hillityn tyylikkäästi: pukeutumis­koodi on selkeä, palvelu on ammattitaitoista, ja jokainen käytännön yksityis­kohta — vieraiden vastaanotto, viinien tarjoilu, hiljaiset siirtymät ohjelma­kohdasta toiseen — tulee olla paikallaan.

Fridays rekrytoi tapahtumaan henkilöstön, jolla oli kokemusta korkea­tasoisesta palvelu­ympäristöstä: hostessit, tarjoilijat ja info­piste­henkilöstö, jotka pystyivät toimimaan sujuvasti sekä suomeksi että ruotsiksi. Viinien tarjoilussa perus­osaaminen ei riitä — henkilöstön on tunnistettava viinien perus­kategoriat, osattava suositella yhdistelmiä ja käsitellä laseja ja pulloja niin kuin viini­alan tapahtumissa kuuluu. Ennen tapahtumaa käytiin läpi ohjelma, aikataulut, illan ohjelma­numerot ja ne yksittäiset vieraat, joille oli suunniteltu erityis­järjestelyjä.

Koordinointi tarkoitti käytännössä sitä, että yksi Fridaysin vuoro­vastaava piti yhteyden asiakkaan tuottajaan koko illan ajan ja ohjasi tiimin toimintaa. Kun illan ohjelma etenee — puheenvuoro, viinimaistelu, verkostoituminen — henkilöstön on osattava mukauttaa oma tahtinsa siihen, mitä yleisö tarvitsee juuri sillä hetkellä.

Tapahtuma tuotti asiakkaalleen tavoitellun laadullisen kohtaamisen: viinialan ammattilaiset ja harrastajat viihtyivät, verkostoitumista tapahtui ja Svenska Klubbenin miljöö tuki brändi­viestiä. Fridayselle tämä oli hyvä esimerkki siitä, että tapahtuma­henkilöstön laatu tekee eron nimenomaan silloin, kun tapahtuman odotusarvo on korkealla.

Fridaysin toimintamalli tämän kokoluokan toteutuksissa rakentuu neljästä kulmakivestä. Rekrytointi ja työsopimukset hoidetaan kokonaan meidän kautta, joten asiakkaalle ei jää työnantajavastuuta yhdestäkään tapahtumapäivästä. Briiffaus ja koulutus käydään läpi ennen jokaista vuoroa niin, että brändi-ilme, avainviestit ja käyttäytymissäännöt istuvat jokaiseen työntekijään. Koordinaatio paikan päällä hoidetaan nimetyn vuorovastaavan kautta, joka pitää yhteyden asiakkaan tuottajaan koko päivän ajan ja reagoi muuttuviin tilanteisiin ennen kuin niistä tulee ongelmia. Päiväkohtainen raportointi tuottaa kohtaamiset, palautteet ja huomiot dokumentiksi, joka voidaan viedä suoraan seuraavaan suunnittelupalaveriin. Tämä ketju on rakennettu vuosien varrella ja se on syy, miksi asiakkaamme palaavat samoihin toteutuksiin vuosi toisensa jälkeen — myymme toimintamallin, emme yksittäisiä työntekijöitä.

Tämän kaltaisissa toteutuksissa Fridaysin lisäarvo mitataan siinä, miten paljon vähemmän asiakkaan oma organisaatio joutuu käyttämään aikaa operatiiviseen koordinointiin ja miten paljon enemmän aikaa jää itse markkinointi­työn strategiaan ja jälki­analyysiin — yksi kumppani vastaa siitä, että jokainen tapahtuma­päivä pyörii sovitusti.