LMFAO -keikka Suomessa

Kun kansain­välinen elektronisen musiikin duo LMFAO — tunnetuimpina hitteinään "Party Rock Anthem" ja "Sexy and I Know It" — saapui esiintymään Suomeen, Fridays vastasi tapahtuman käytännön henkilöstöstä. Iso ulkomainen artisti tuo mukanaan omat teknikkonsa, kiertue­koreografiansa ja aikataulunsa, mutta paikallinen tuotanto­kumppani vastaa siitä, että yleisön kokemus paikan päällä on rullaava alusta loppuun.

Kansain­välinen keikka on operatiivisesti erikoinen kokonaisuus. Artistin oma kiertue­tiimi hoitaa lavan, äänen ja valot. Tapahtuma­järjestäjä hoitaa lipun­myynnin, markkinoinnin ja paikan. Fridaysin vastuulle jäi kaikki, mikä on näiden kahden välissä — se kohta, jossa yleisö kohtaa tapahtuman: sisään­kirjautuminen, ranneke­jako, yleisö­ohjaus, aluev­alvonta, VIP-vieraiden vastaanotto, backstage-liaisonointi ja päivän aikataulun rullaaminen tapahtuma­järjestäjän tuottajan kanssa.

Fridays rekrytoi kansain­väliseen keikkaan henkilöstön, joka pystyi toimimaan englanniksi. Tämä on tärkeää — ulkomaisen artistin tiimi kommunikoi englanniksi, ja yleisössä on aina kansain­välisiä vieraita. Vuorovastaava, joka pysyi yhteydessä asiakkaan tuottajaan koko illan ajan, koordinoi henkilöstöä ja reagoi niihin muutoksiin, joita LMFAO:n kaltaisen isomman keikan aikana väistämättä tulee: aikataulut liukuvat, artistin toivelistat elävät, säät muuttavat suunnitelmia.

Käytännön koordinaatio jakautui useaan alueeseen. Ovi­tiimi vastasi sisään­tulon sujuvasta rytmistä ja ikärajavalvonnasta. Alue­valvonta piti tapahtuma-alueen turvallisena. VIP-tiimi vastaanotti kutsuvieraat ja huolehti heidän palvelustaan. Backstage-tiimi koordinoi artistin ja tuotannon välistä liikkumista. Jokainen näistä osa-alueista on erikseen mietittävä — mutta ne toimivat vain yhdessä, saman koordinaation alla.

Yleisölle keikka näyttäytyi sujuvana ja unohtumattomana kokemuksena — juuri siksi että jokainen operatiivinen osa-alue oli paikallaan. Se on Fridaysin ydinosaamisen todiste: iso kansain­välinen keikka toimii vain, kun paikallinen tapahtuma­henkilöstö on koulutettu, briefattu ja johdettu ammattilaisen kädellä.

Fridaysin toimintamalli tämän kokoluokan toteutuksissa rakentuu neljästä kulmakivestä. Rekrytointi ja työsopimukset hoidetaan kokonaan meidän kautta, joten asiakkaalle ei jää työnantajavastuuta yhdestäkään tapahtumapäivästä. Briiffaus ja koulutus käydään läpi ennen jokaista vuoroa niin, että brändi-ilme, avainviestit ja käyttäytymissäännöt istuvat jokaiseen työntekijään. Koordinaatio paikan päällä hoidetaan nimetyn vuorovastaavan kautta, joka pitää yhteyden asiakkaan tuottajaan koko päivän ajan ja reagoi muuttuviin tilanteisiin ennen kuin niistä tulee ongelmia. Päiväkohtainen raportointi tuottaa kohtaamiset, palautteet ja huomiot dokumentiksi, joka voidaan viedä suoraan seuraavaan suunnittelupalaveriin. Tämä ketju on rakennettu vuosien varrella ja se on syy, miksi asiakkaamme palaavat samoihin toteutuksiin vuosi toisensa jälkeen — myymme toimintamallin, emme yksittäisiä työntekijöitä.

Tämän kaltaisissa toteutuksissa Fridaysin lisäarvo mitataan siinä, miten paljon vähemmän asiakkaan oma organisaatio joutuu käyttämään aikaa operatiiviseen koordinointiin ja miten paljon enemmän aikaa jää itse markkinointi­työn strategiaan ja jälki­analyysiin — yksi kumppani vastaa siitä, että jokainen tapahtuma­päivä pyörii sovitusti.