Neste Oil Rally VIP -palvelut

Neste Oil Rally on Suomen suurin autourheilutapahtuma ja yksi WRC-kalenterin arvostetuimmista osakilpailuista. Sen VIP-vieraspalvelut ovat oma maailmansa: kansainvälistä mediaa, sponsoreiden avainasiakkaita, autonvalmistajien edustajia ja urheilun ystäviä, jotka odottavat kokemukseltaan aivan eri tasoa kuin yleisö­katsomon puolella. Fridays on vastannut näiden VIP-alueiden henkilöstöstä ja vieraiden vastaanotosta.

Käytännön työ jakautuu useaan osa-alueeseen. Vastaanotto ja akkreditointi ovat ensimmäinen kosketuspiste: jokainen vieras tunnistetaan, tarkistetaan ja ohjataan omalle alueelleen sujuvasti ilman jonoja. Hospitality-palvelu kattaa vieraiden opastuksen, ruoan ja juoman tarjoilun sekä kaiken sen huomaamattoman huolenpidon, jonka pitää olla paikallaan silloin, kun sitä tarvitaan — ja sivussa silloin, kun vieras haluaa keskittyä ohjelmaan. Alue­valvonta ja logistiikka varmistavat, että VIP-alueet pysyvät VIP-alueina: pääsyoikeudet toimivat, kuljetukset lähtevät ajallaan ja ryhmien liikkuminen alueiden välillä sujuu.

Fridays rekrytoi jokaiseen VIP-vuoroon henkilöt, jotka pystyvät edustamaan asiakkaan brändiä ja käyttäytymään kansainvälisen mediakohtaamisen edellyttämällä tavalla. Kielitaito on ratkaisevaa — englanti on työkielenä perusvaatimus, ja monet vuorot toimivat myös ruotsiksi, saksaksi tai muilla kielillä sen mukaan, kuka vieras on. Ennen jokaista päivää tiimi käy läpi sen päivän aikataulut, vieras­listat, herkät kohtaamiset ja mahdolliset erityis­järjestelyt.

Rally on ympäristönä poikkeuksellisen vaativa: pitkät päivät, muuttuvat sääolosuhteet, maastoon sijoittuvat alueet, tiukat aikaikkunat ja ottelujen ympärille rytmittyvä koreografia. Fridaysin henkilöstö on rakennettu näihin olosuhteisiin — yksi vuorovastaava ottaa vastuun jokaisesta VIP-alueesta ja pitää yhteyden asiakkaan tuottajaan koko päivän ajan.

Toistuvan yhteistyön arvo näkyy vuosi vuodelta parantuvana vieras­kokemuksena. Kun sama tiimi tulee samalle tapahtumalle useana vuonna, koko toiminta on jo ensimmäisenä päivänä täysin rullassa.

Fridaysin toimintamalli tämän kokoluokan toteutuksissa rakentuu neljästä kulmakivestä. Rekrytointi ja työsopimukset hoidetaan kokonaan meidän kautta, joten asiakkaalle ei jää työnantajavastuuta yhdestäkään tapahtumapäivästä. Briiffaus ja koulutus käydään läpi ennen jokaista vuoroa niin, että brändi-ilme, avainviestit ja käyttäytymissäännöt istuvat jokaiseen työntekijään. Koordinaatio paikan päällä hoidetaan nimetyn vuorovastaavan kautta, joka pitää yhteyden asiakkaan tuottajaan koko päivän ajan ja reagoi muuttuviin tilanteisiin ennen kuin niistä tulee ongelmia. Päiväkohtainen raportointi tuottaa kohtaamiset, palautteet ja huomiot dokumentiksi, joka voidaan viedä suoraan seuraavaan suunnittelupalaveriin. Tämä ketju on rakennettu vuosien varrella ja se on syy, miksi asiakkaamme palaavat samoihin toteutuksiin vuosi toisensa jälkeen — myymme toimintamallin, emme yksittäisiä työntekijöitä.

Tämän kaltaisissa toteutuksissa Fridaysin lisäarvo mitataan siinä, miten paljon vähemmän asiakkaan oma organisaatio joutuu käyttämään aikaa operatiiviseen koordinointiin ja miten paljon enemmän aikaa jää itse markkinointi­työn strategiaan ja jälki­analyysiin — yksi kumppani vastaa siitä, että jokainen tapahtuma­päivä pyörii sovitusti.