Viinijuhlat – Espoo, Kokkola & Porvoo

Suomalaiset viinijuhlat ovat vakiinnuttaneet paikkansa yhtenä kesän tyylikkäimmistä tapahtumakategorioista, ja Fridays on ollut kolmen suurimman kaupunki­tapahtuman — Espoon viinijuhlien, Kokkolan viinijuhlien ja Porvoon viinijuhlien — pitkäaikainen henkilöstökumppani. Tapahtumissa yhdistyvät korkealaatuiset viinit, ruoka, elävä musiikki ja aikuinen yleisö, joka odottaa palvelulta samaa laadun tasoa kuin tarjottavilta viineiltä.

Fridaysin rooli näissä tapahtumissa on kaksijakoinen: yhtäältä toimitamme koulutetun tapahtumahenkilöstön — hostessit, portinvartijat, hinaajat ja alue­valvojat — ja toisaalta ammattitaitoiset juontajat, jotka ohjaavat päivän ohjelmaa lavalla, esittelevät viinintekijöitä, moderoivat maistelu­tilaisuuksia ja pitävät tunnelman rytmissä alusta loppuun. Juontajan valinta on näissä tapahtumissa poikkeuksellisen tärkeä: yleisö on vaativa, sisältö on aikuiselle ja jokaisen puheenvuoron pitää olla luonteva sekä suomalaiselle että ruotsinkieliselle yleisölle.

Käytännössä Fridays vastaa rekrytoinnista, briiffauksesta, työsopimuksista, vuorosuunnittelusta ja työturvallisuudesta. Ennen jokaista tapahtumaa käydään läpi asiakkaan brändi-ilme, viestit ja käyttäytymissäännöt niin, että ulospäin tapahtumassa toimii yksi yhtenäinen tiimi — vaikka kokonaisuus koostuisi kymmenistä eri työntekijöistä useasta työvuorosta. Tapahtuma-alueella meillä on aina vuorovastaava, joka kommunikoi asiakkaan tuottajan kanssa reaaliajassa.

Viinijuhlien vaativuus perustuu detaljeihin: kaikkien alkoholijuomien anniskelu­sääntöjen noudattaminen, ikärajavalvonta, sujuva lipunmyynnistä alueelle siirtyminen, VIP-vieraiden erityispalvelu ja kyky reagoida sääolosuhteiden muutoksiin ilman että vieraan kokemus kärsii. Fridaysin henkilöstö on koulutettu näihin kaikkiin tehtäviin.

Kolmen tapahtuman yhteenlaskettu kävijämäärä on kymmeniä tuhansia, ja jokaisessa niistä Fridays on ollut sama luotettava kumppani vuodesta toiseen. Tyylikäs tapahtuma vaatii tyylikkäät kohtaamiset — ja se on täsmälleen se, mihin meidän tapahtuma­henkilöstömme on koulutettu.

Fridaysin toimintamalli tämän kokoluokan toteutuksissa rakentuu neljästä kulmakivestä. Rekrytointi ja työsopimukset hoidetaan kokonaan meidän kautta, joten asiakkaalle ei jää työnantajavastuuta yhdestäkään tapahtumapäivästä. Briiffaus ja koulutus käydään läpi ennen jokaista vuoroa niin, että brändi-ilme, avainviestit ja käyttäytymissäännöt istuvat jokaiseen työntekijään. Koordinaatio paikan päällä hoidetaan nimetyn vuorovastaavan kautta, joka pitää yhteyden asiakkaan tuottajaan koko päivän ajan ja reagoi muuttuviin tilanteisiin ennen kuin niistä tulee ongelmia. Päiväkohtainen raportointi tuottaa kohtaamiset, palautteet ja huomiot dokumentiksi, joka voidaan viedä suoraan seuraavaan suunnittelupalaveriin. Tämä ketju on rakennettu vuosien varrella ja se on syy, miksi asiakkaamme palaavat samoihin toteutuksiin vuosi toisensa jälkeen — myymme toimintamallin, emme yksittäisiä työntekijöitä.

Tämän kaltaisissa toteutuksissa Fridaysin lisäarvo mitataan siinä, miten paljon vähemmän asiakkaan oma organisaatio joutuu käyttämään aikaa operatiiviseen koordinointiin ja miten paljon enemmän aikaa jää itse markkinointi­työn strategiaan ja jälki­analyysiin — yksi kumppani vastaa siitä, että jokainen tapahtuma­päivä pyörii sovitusti.